Från kontaktformulär till bokningssystem i ett flöde

När ett företag växer räcker det inte längre att hantera bokningar manuellt. Det behövs ett system som fungerar, både för kunden och för den som tar emot uppdragen.

För Höjdpunkt Drönartjänst har vi utvecklat ett nytt bokningsflöde som tar hand om hela processen, från första kontakten till färdigt ärende i deras dashboard.

Vad som förändrades

Det tidigare upplägget krävde mer manuellt arbete. Varje förfrågan behövde hanteras separat, och informationen hamnade inte alltid där den skulle.

Det nya systemet bygger på ett trestegssystem som hanterar hela flödet automatiskt:

1. Kunden ringer eller skickar en förfrågan via formuläret på hemsidan
2. En kund och ett ärende skapas automatiskt i Höjdpunkts dashboard
3. Höjdpunkt blir direkt meddelade och kan gå in och få all information på ett ställe

Samtidigt har vi lagt till mobilanpassad kalender och en QuickCapture-funktion för snabbare hantering av inkommande ärenden.

Varför det spelar roll

Ett bokningsflöde handlar inte om tekniken i sig. Det handlar om att ta bort arbete som inte behöver göras manuellt.

När en förfrågan kommer in ska den inte behöva kopieras, flyttas eller tolkas om. Den ska hamna rätt direkt, med all information samlad och redo att jobba med.

För Höjdpunkt innebär det färre steg mellan förfrågan och uppstart. För deras kunder innebär det en tydligare process utan onödiga väntetider.

Var vi står nu

Systemet är live och hanterar inkommande bokningar. Formuläret är integrerat med deras hemsida, dashboarden fungerar och notifieringarna går ut som de ska.

Det finns inga lösa ändar. Allt är kopplat och fungerar tillsammans som en helhet.

Nästa steg

Nu när grundflödet är på plats kan vi börja följa upp hur det används i praktiken. Det ger underlag för eventuella justeringar framåt, men själva leveransen är klar och i drift.

Målet var att gå från manuell hantering till ett system som bara fungerar. Det är där vi är nu.

Hur ser ert bokningsflöde ut idag?

Om ni hanterar förfrågningar manuellt eller har ett system som kräver för mycket arbete runt omkring, finns det anledning att titta på hur det kan förenklas.

Vill ni prata om hur ett liknande upplägg skulle kunna fungera för er verksamhet? Hör av er, så tar vi det därifrån.